Instructions de base Microsoft Excel 2010 pour les débutants

Le but de ces instructions est de familiariser l'utilisateur avec les bases d'Excel 2010. Nous utilisons un carnet de notes comme exemple pour aider l'utilisateur à visualiser comment différentes fonctions peuvent être utilisées. Ce didacticiel couvrira la saisie de données, le formatage, les formules et fonctions et les graphiques.

Étape 1: saisie des données

La saisie de données dans une feuille de calcul Excel est un processus simple en 3 étapes:

1.) Cliquez sur la cellule où vous souhaitez insérer des données

2.) Tapez les données dans la cellule

3.) Appuyez sur la touche ENTREE du clavier ou utilisez la souris pour cliquer sur une autre cellule

Étape 2: accélérer la saisie des données

Comme mentionné précédemment à l'étape 3, l'utilisation de la souris est une option lorsque vous souhaitez changer la cellule avec laquelle vous travaillez. Mais lorsque vous traitez une plus grande quantité de données ou si vous voulez être aussi efficace que possible, l'utilisation manuelle de la souris n'est pas la meilleure option. L'utilisation du clavier aidera à accélérer le processus de saisie des données:

1.) Appuyez sur la touche ENTRÉE après avoir entré vos données pour déplacer automatiquement la surbrillance de la cellule active vers le bas vers la cellule suivante de cette colonne

2.) Appuyez sur la touche TAB après avoir entré vos données pour augmenter automatiquement la surbrillance de la cellule active sur la cellule suivante de cette ligne

3.) Appuyez sur l'une des quatre touches fléchées pour déplacer la surbrillance de cellule active vers une cellule dans le sens de la touche fléchée enfoncée.

4.) Appuyez sur la touche ESC pour annuler la saisie de données en cours

Étape 3: Exemple

Il existe deux principaux types de données que les gens saisissent dans Excel: le texte et les nombres. Pour vous entraîner à saisir des données, procédez comme suit:

* Remarque: Par défaut, les données de texte seront alignées à gauche dans la cellule et les données numériques seront alignées à droite.

Scénario: Supposons que vous êtes un enseignant qui a besoin d'un moyen efficace d'organiser les notes de votre élève sur divers devoirs. Vous décidez d'utiliser une feuille de calcul Excel pour y parvenir.

1.) Dans les cellules A1-A16, entrez le texte suivant dans l'ordre en commençant par le haut de la colonne, en descendant vers le bas: Élève, Heather A., ​​Ryan A., Jack C., Colleen D., Phil E., Sara F ., Tom G., Paulene G., Tim H., Dan I., Brian K., Forrest L., Morgan M., Danielle N., Beatrice S. et Class Average

2.) Dans les cellules B1-B16, entrez le texte et les chiffres suivants en commençant par le haut de la colonne, en descendant: test 1, 81, 55, 35, 87, 76, 78, 90, 67, 70, 92, 84, 80, 72, 81 et 55 .

3.) Dans les cellules C1-C16, entrez le texte et les chiffres suivants en commençant par le haut de la colonne, en descendant: test 2, 88, 56, 48, 91, 78, 86, 91, 87, 76, 95, 87, 88, 74, 84 et 58 .

4.) Dans les cellules D1-D16, entrez le texte et les chiffres suivants en commençant par le haut de la colonne, en descendant vers le bas: test 3, 93, 57, 55, 93, 80, 94, 97, 90, 79, 98, 92, 89, 77, 88 et 61 .

5.) Dans la cellule E1, entrez la note finale et dans la cellule F1, entrez Réussite / Échec .
-Les données des colonnes E et F seront entrées ultérieurement dans la section Formules et fonctions.

* Remarque: N'hésitez pas à entrer certaines des données horizontalement le long de la ligne, au lieu de verticalement dans la colonne, pour vous entraîner avec les différentes fonctions du clavier.

Une fois toutes les données saisies, votre feuille de calcul doit correspondre à l'image ci-dessus.

Étape 4: formatage

Le formatage des données

Il existe de nombreuses options différentes dans Microsoft Excel pour formater les nombres, le texte et les cellules elles-mêmes. Ces instructions couvriront certaines des options de formatage les plus élémentaires et les plus utilisées:

Changer la police

Les commandes de police vous permettront de changer le style, la taille ou la couleur du texte que vous souhaitez modifier:

Style

1.) Sélectionnez les cellules que vous souhaitez modifier.
-Dans ce cas, veuillez sélectionner toutes les données.

2.) Pour changer le style de police des cellules ainsi que les en-têtes de ligne et de colonne, cliquez sur l'onglet DISPOSITION DE PAGE en haut de la page

3.) Cliquez sur la flèche déroulante à côté de la commande POLICE dans le coin supérieur gauche de l'écran

4.) Faites défiler les différentes polices et choisissez « Office Classic 2-Arial-Arial »

* Remarque: pour modifier la police de SEULEMENT les cellules et non les en-têtes de ligne et de colonne, suivez les mêmes instructions que celles qui viennent d'être données, uniquement sous l'onglet ACCUEIL en haut de la page.

Taille

1.) Sélectionnez les cellules que vous souhaitez modifier
-Dans ce cas, veuillez sélectionner les cellules A1-F1 (en-têtes de colonne).

2.) Sous l'onglet ACCUEIL en haut de la page, localisez la flèche déroulante à côté de la commande de taille de police

3.) Cliquez sur la flèche déroulante

4.) Faites défiler les différentes tailles de police et choisissez la taille 12 .

Couleur

1.) Sélectionnez les cellules que vous souhaitez modifier
-Dans ce cas, sélectionnez à nouveau les cellules A1-F1.

2.) Sous l'onglet ACCUEIL en haut de la page, localisez la flèche déroulante à côté de la commande de couleur de police.

3.) Cliquez sur la flèche déroulante

4.) Faites défiler les différentes couleurs de police et cliquez sur la couleur souhaitée

Étape 5: alignement du texte

Horizontal

1.) Sélectionnez les cellules que vous souhaitez modifier
-Dans ce cas, veuillez sélectionner toutes les cellules.

2.) Sous l'onglet ACCUEIL, vous pouvez l'une des trois commandes d'alignement horizontal
ALIGN TEXT LEFT : aligne le texte à gauche de la cellule
CENTRE : aligne le texte au centre de la cellule
ALIGNER LE TEXTE À DROITE : aligne le texte à droite de la cellule

Verticale

1.) Sélectionnez les cellules que vous souhaitez modifier
-Dans ce cas, veuillez sélectionner toutes les cellules.

2.) Sous l'onglet ACCUEIL, sélectionnez l'une des trois commandes d'alignement vertical
TOP ALIGN : aligne le texte en haut de la cellule
MIDDLE ALIGN : aligne le texte au milieu de la cellule
ALIGNEMENT INFÉRIEUR : aligne le texte au bas de la cellule
-Dans notre exemple, nous avons utilisé l'alignement du milieu pour l'horizontale et la verticale.

Étape 6: chiffres et dates

1.) Sélectionnez les cellules que vous souhaitez modifier

2.) Sous l'onglet ACCUEIL, recherchez la section de mise en forme intitulée NUMÉROS

3.) Cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez le format de nombre souhaité (certains exemples fréquemment utilisés incluent la devise, l'heure, la date, le pourcentage, la fraction, etc.)

Étape 7: Saisie d'une table

Pour revenir à notre exemple précédent à partir des instructions concernant la saisie de données, procédez comme suit pour formater davantage les données et le texte que vous avez saisis:

1.) Utilisez votre souris pour mettre en surbrillance toutes les cellules contenant du texte ou des données numériques

2.) Cliquez sur l'onglet INSÉRER en haut de la page et sélectionnez TABLE

3.) Assurez-vous de cliquer sur la case (vous verrez une coche apparaître) indiquant que le tableau a des en-têtes

4.) Cliquez sur le bouton OK pour finaliser le formatage

* Remarque: n'hésitez pas à formater également d'autres aspects de votre feuille de calcul mentionnés ci-dessus, tels que le style, la taille et la couleur de la police en fonction de vos propres préférences.

Étape 8: Votre feuille de calcul devrait maintenant ressembler à ceci:

Étape 9: Formules et fonctions

Une fois que vous avez une colonne de chiffres, vous pouvez effectuer plusieurs calculs différents.

Moyenne et somme

1. Tapez Class Average dans la cellule A17 et changez la couleur de police en rouge.

2. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez que la moyenne apparaisse. Dans ce cas, B17

3. Type = moyenne (

4. Cliquez et faites glisser sur les cellules dont vous souhaitez faire la moyenne. Dans ce cas, B2-B16.

5. Une bordure mobile apparaîtra autour de toutes les cellules qui vont être moyennées. Lorsque vous avez sélectionné les bonnes cellules, appuyez sur ENTRÉE .

6. Répétez les étapes 1 à 5 pour les colonnes C et D.

7. Changez la couleur de police de B17, C17 et D17 en rouge pour correspondre à A17.

* Remarque: Si vous souhaitez ajouter le total d'une ligne ou d'une colonne, vous pouvez suivre les mêmes étapes, mais au lieu du mot "moyenne", insérez le mot "somme". Lorsque vous sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez que la somme se trouve, vous taperez = sum (

Étape 10: arrondir les nombres

Vous pouvez maintenant revenir en arrière et formater les cellules pour les convertir en devises ou pour les arrondir à 2 décimales.

1. Cliquez avec le bouton droit sur la cellule contenant la moyenne, car les moyennes comportent généralement de nombreux points décimaux.

2. Cliquez sur Formater les cellules ...

3. Dans la zone de gauche, sélectionnez Numéro

4. Sur le côté droit, assurez-vous que la case après les décimales: dit 2

Étape 11: Formules étendant plusieurs lignes / colonnes

Afin d'étendre une formule sur plusieurs cellules, tapez d'abord la formule dans une cellule. Dans ce cas, nous mettrons la moyenne dans la colonne E.

1. Dans la cellule E2, type = moyenne (

2. Cliquez et faites glisser pour sélectionner les cellules B2 C2 et D2

3. Appuyez sur ENTRÉE

4. La formule aurait dû s'étendre à l'ensemble de la colonne E pour insérer la moyenne de chaque élève et la moyenne de la classe.

5. Sélectionnez les cellules E2-E17 et formatez les cellules de sorte qu'elles soient arrondies à 2 décimales.

Étape 12: À ce stade, votre tableau doit correspondre à l'image ci-dessous:

Étape 13: Si la formule

Nous allons maintenant utiliser Excel pour nous montrer quels élèves ont réussi et lesquels ont échoué.

1. Sélectionnez la cellule F2

2. Tapez = if (E2 <60, "Fail", "Pass")

3. Appuyez sur ENTRÉE

4. La formule devrait s'étendre à l'ensemble de la colonne F pour indiquer quels élèves ont réussi ou échoué.

Étape 14: Formatage conditionnel

Nous allons maintenant utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence visuellement qui a échoué.

1. Cliquez et faites glisser sur la cellule F2 jusqu'à la cellule F16

2. Dans l'onglet ACCUEIL, cliquez sur Mise en forme conditionnelle > Mettre en surbrillance la règle des cellules > Texte qui contient…

3. Une boîte apparaîtra, tapez Échec et sélectionnez Remplissage rouge clair avec texte rouge foncé

4. Appuyez sur OK

5. Maintenant, toutes les notes d'échec doivent être surlignées en rouge.

Étape 15: Voici une vidéo pour répondre à toutes vos questions sur les formules:

Étape 16: Votre feuille de calcul devrait maintenant ressembler à ceci:

Étape 17: Graphiques: Scatterplot

Graphique de nuage de points

1. Mettez en surbrillance les données et les titres requis.
-Dans ce cas, sélectionnez les colonnes AE jusqu'à la cellule 16 dans chacune. L'élève, le test 1, le test 2, le test 3 et la note finale doivent être mis en surbrillance.

2. Cliquez sur INSÉRER sur le ruban.

3. Sélectionnez Scatter dans la section Graphiques.

4. Cliquez sur le type de nuage de points requis

5. Une fois le diagramme de dispersion affiché, cliquez sur le graphique et déplacez-le à l'endroit souhaité sur la feuille de calcul.
-Dans ce cas, le nuage de points sera déplacé sous le tableau

Étape 18: Graphiques: Graphiques linéaires

Graphique linéaire

1. Mettez en surbrillance les données et les titres requis.
-Dans ce cas, sélectionnez les colonnes AD jusqu'à la cellule 16 dans chacune. Les données des tests 1, 2 et 3 pour chaque élève doivent être mises en évidence.

2. Cliquez sur INSÉRER sur le ruban.

3. Sélectionnez Ligne dans la section Graphiques.

4. Cliquez sur le type de graphique linéaire requis

5. Une fois le graphique linéaire affiché, cliquez sur le graphique et déplacez-le à l'endroit souhaité sur la feuille de calcul.
-Dans ce cas, le graphique linéaire sera déplacé à droite du graphique de nuage de points.

Étape 19: Graphiques: Graphiques à barres

Graphique à barres

1. Mettez en surbrillance les données et les titres requis.
-Dans ce cas, sélectionnez B17-E17. Les moyennes de classe pour le test 1, le test 2, le test 3 et la note finale doivent être mises en évidence.

2. Cliquez sur INSÉRER sur le ruban.

3. Sélectionnez Barre dans la section Graphiques.

4. Cliquez sur le type de graphique à barres requis

Étape 20: Graphiques: titres

Comment ajouter des titres:

1. Sélectionnez un graphique en cliquant dessus.
-Dans ce cas, cliquez sur le graphique du nuage de points.

2. Une barre «Outil graphique» devrait apparaître en haut au centre de l'écran.

3. Cliquez sur l'onglet Disposition .

4. Cliquez sur la case Titre du graphique .

5. Sélectionnez le type de titre requis.
-Dans ce cas, choisissez Au-dessus du graphique

6. Une zone de texte doit apparaître au-dessus du graphique sélectionné.

7. Remplissez la zone de texte avec votre titre
-Dans ce cas, saisissez Grades de classe comme titre.

Étape 21: Graphiques: titres des axes

Titres des axes:

1. Cliquez sur la case Titres des axes
-Dans ce cas, le graphique à barres sera utilisé.
2. Sélectionnez le type de titre requis.
une. Le titre de l'axe horizontal principal correspond à l'axe X
-Dans ce cas, sélectionnez Titre sous l'axe
b. Le titre de l'axe vertical principal correspond à l'axe Y
-Dans ce cas, sélectionnez Titre horizontal
3. Une zone de texte doit apparaître à côté de l'axe Y ou X du graphique sélectionné

4. Remplissez la zone de texte avec votre titre
-Dans ce cas, le titre de l'axe X sera Grade et le titre de l'axe Y sera Class Average .

Étape 22: Commutation des axes X et Y

Lorsque vous utilisez des graphiques ou des graphiques dans Excel, l'échange des axes X et Y peut changer radicalement l'apparence des graphiques. Les étapes suivantes expliquent comment échanger les données:

1. Sélectionnez le graphique que vous souhaitez modifier.
-Dans ce cas, sélectionnez le graphique à barres.

2. Cliquez sur l'onglet Conception .

3. Dans le ruban, cliquez sur Changer de ligne / colonne

4. La conception du graphique devrait changer et les noms des étudiants devraient maintenant être sur l'axe Y et les tests 1, 2 et 3 devraient maintenant être sur l'axe X.

Étape 23: Votre feuille de calcul complète doit correspondre à l'image suivante:

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